管理信息系统是一门新兴的边缘学科，是进行有效管理、正确决策和实现管理现代化的重要手段。下文是对信息管理系统在企业管理中的作用分析，欢迎阅读！
关键词：管理信息系统；管理；决策；信息化
摘要：当今世界，市场竞争日益激烈，用户需求多种多样，企业要想取得长足发展，要求企业行动必须快捷、灵敏，面对市场需求能迅速做出正确反应。对于上述要求，人力已经很难完全达到，必须借助当代信息技术，充分利用先进的管理知识来提高企业的管理水平，管理信息系统（MIS）的建设是我国企业在管理领域实现信息化的重要手段
1概述
1.1信息管理系统的发展
信息管理系统从20世纪50年代中期计算机用于管理领域以来,经历了从简单到复杂,从单机到网络,从功能单一到功能集成、从传统到现代的演化.根据 MIS 发展的时序和特点,可将MIS的发展历程大致分为电子数据处理系统(EDPS)、管理信息系统(MIS)、决策支持系统(DSS)三个阶段.EDPS是利用计算机处理代替人操作的计算机系统,特点是面向操作层,以单项应用为主,数据资源不能共享,以批处理方式为主.EDPS 是较少涉及管理问题,它是管理信息系统发展的初级阶段.
MIS 的特点:能够将组织中大量的数据和信息高度集中起来,进行快速处理,统一使用.有一个中央数据库和计算机网络系统是MIS的重要标志.MIS的处理方式是在数据库和网络基础上的分布式处理.利用定量化的科学管理方法,通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策.MIS由EDPS发展而来,与 EDPS 相比,MIS更强调信息处理的系统性、综合性,除要求在事务处理上的高效率外,还强调对组织内部的各部门以及各部门之间的管理活动的支持.早期的MIS是指面向中层管理控制的信息系统,主要应用于解决结构化问题.DSS 作为一个独立的系统,不具有管理控制的功能,但是作为管理信息系统的重要部分时,它使MIS具有了将数据库处理和经济管理数学模型的优化计算结合起来为管理者解决更复杂的管理决策问题的能力.它虽然不是管理信息系统,但是使得管理信息系统的发展更加完善.它与早期的MIS结合,成为管理信息系统发展的高级阶段.
2信息管理系统的组织构成
2.1信息管理系统的组织构成
信息管理系统(MIS)涉及经济学、管理学、运筹学、统计学、计算机科学等很多学科,是各学科紧密相连综合交叉的一门新学科.作为一门新科学,它的理论和方法正在不断发展与完善.它除了具备信息系统的基本功能外,还具备预测、计划、控制和辅助决策特有功能.
①MIS是以口头或书面的形式,在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息,以帮助他们进行决策.
②MIS是能够提供过去、现在和将来预期信息的一种有条理的方法,这些信息涉及到内部业务和外部情报.它按适当的时间间隔供给格式相同的信息,支持一个组织的计划、控制和操作功能,以便辅助决策过程.
③MIS是一个利用计算机硬件和软件,手工作业,分析、计划、控制和决策模型,以及数据库的用户一机器系统.它能提供信息,支持企业或组织的运行、管理和决策.
④MIS是一个具有高度复杂性、多元性和综合性的人机系统,它全面使用现代计算机技术、网络通讯技术、数据库技术及管理科学、运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术,为经营管理和决策服务.
⑤MIS是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统.它能实测企业的各种运行情况,利用过去数据预测未来,从企业全局出发辅助企业进行决策;利用信息控制企业的行为;帮助企业实现其规划目标.
⑥MIS是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,以企业战略竞优,提高效益和效率为目的,支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统.
⑦数据处理功能.包括数据收集和输入、数据传输、数据存储、数据加工和输出;
⑧预测功能.运用现代数学方法、统计方法和模拟方法,根据过去的数据预测外来的情况;
⑨计划功能.根据企业提供的约束条件,合理地安排各职能部门的计划,按照不同的管理层,提供不同的管理层,提供相应的计划报告;
⑩控制功能与辅助决策功能.根据各职能部门提供的数据,对计划的执行情况进行检测、检测、比较执行与计划的差异,对差异情况分析其原因; 采用各种数学模型和所存储的大量数据,及时推倒出有关问题的最优解或满意解,辅助各级管理人员进行决策,以期合理利用人财物和信息资源,取得较大的经济效益.
就其功能来说,管理信息系统是组织理论、会计学、统计学、数学模型及经济学的混合物,它全面使用计算机技术、网络通信技术、数据库技术等,是多学科交叉的边缘技术,因此是技术系统.从社会技术系统 的观点来看,MIS和组织结构之间是相互影响的,引进MIS将导致新组织结构的产生,而现存的组织结构又对MIS的分析、设计、引进的成功与否产生重要影响,其影响要素包括组织环境、组织战略、组织目标、组织结构、组织过程和组织文化.所以管理信息系统既是技术系统,同时也是社会系统.
3信息化对企业管理的影响
3.1计算机信息管理文化与传统管理文化
计算机信息管理(ComputerInformationManagement,CIM)包含三个部分:计算机、信息和管理.计算机是信息处理的关键设备和基础设施;信息是计算机处理的对象;管理是一种集成手段,它包含对信息的组织、使用与管理.CIM可以描述为:利用系统工程学的观点和方法,研究如何有效地利用计算机技术、通信技术、网络技术、信息处理技术和办公自动化技术形成综合应用,对信息资源、信息设施和信息系统的组织、规划与管理.对于企业的发展而言,物流愈来愈成为其发展的瓶颈.目前,我国国内没有一家能让众企业均信服的第三方物流(简称TPC)企业,使得许多企业都拿出大量资金自己做物流.因此,第三方物流企业应该抓住这个时机,搞好自己的物流管理.现代物流是以计算机信息管理和通信技术的产业,但目前的企业物流尚处于传统的传递、送货阶段.因此,第三方物流企业要有严格的、科学的管理系统实现事务处理信息化、信息处理电子化的能力,充分利用计算机和计算机网络来处理信息,以提高自身竞争力.要达到此目的,其关键就是加紧物流管理信息系统的开发建设.
3.1.1计算机管理文化的特点
①快捷文化.使用计算机,首要的目的是为了提高效率.长期以来,计算机技术进步的核心一直是围绕着处理速度在进行.现代计算机的处理速度,相对于我们普通业务而言,其速度已几近于忽略不计了.现在普通计算机业务的效率已经不是由计算机机器本身所决定,而主要取决于我们的操作能力和业务流程的科学程度.追求计算机操作能力的提高和业务流程的改善,就是在追求好的计算机文化.否则,对繁琐的业务流程墨守不变,操作仅停留于原始的地步,这就是在远离计算机文化了,程度甚的,可以说是没文化(计算机信息管理文化).
②严密文化.计算机信息管理文化,是围绕着机器的文化,在正常状态下机器运转的过程不可能出错.如果错了,只可能是使操作者先前的参数错了,或者是编程错了,或者是操作错误.它要求操作者要有严密性.从事计算机信息管理,或者是在现代条件下从事现代的工作,特别要求的就是严密性.
③创新文化.计算机俗称"电脑",它不是一般的机器.正如人是动物,但不是一般的动物一样.只要软件适宜,操作思维正确,它就可以在纷繁的数据处理中,带来创新的东西.所以说计算机信息管理文化,要求精确思维,但又不能机械思维,要勇于创新.而传统文化相形之下在创新上往往体现出一定的惰性.
4信息管理系统在企业管理中的作用
4.1商业网站的建立
WEB技术的发展带来了网站建设的繁荣,现代商业企业必须建立属于自己的网站,以加大企业宣传的力度.各种商业企业更应尽快利用网络来宣传自己,树立企业形象.网站的建立主要依赖网络的传播.对于现代社会,网络应用已相当普及.网络的普及,带来了新消费媒体的进一步发展.越来越多的消费者喜欢从网站上了解企业及商品的信息.这就给商业信息化建设带来契机.商业企业都想在网络上占领一块阵地,为企业宣传推广拓宽渠道.商业网站的建立,为商业信息化中电子商务的发展创造了条件,也为商业企业实现在线销售、在线支付、电话接洽、E-mail、Fax或信函,以及Web访问协调为一体,等技术提供了基础信息交流平台.
4.2客户关系管理
客户关系管理,其核心思想是将企业的客户(包括最终客户、分销商和合作伙伴)作为最重要的企业资源,通过完善的客户服务和深入的客户分析来满足客户的需求,保证实现客户的终生价值.客户关系管理又是一种旨在改善企业与客户之间关系的新型管理机制,它实施于企业的市场营销、销售、服务与技术支持等与客户相关的领域,要求企业从"以产品为中心"的模式向"以客户为中心"的模式转移,也就是说,企业关注的焦点应从内部运作转移到客户关系上来.
4.3电子商务--流通领域的冲击波
Internet的迅速发展将整个世界经济带入了一个从未有过的高速增长期,随着网络技术的成熟,电子商务的概念已经逐渐深入人心,电子商务正飞速兴起,电子商务大潮正在全球范围内急速改变传统的商业模式.在线购物、B2B、B2C已经成为大家谈论的焦点.在未来的20年,电子商务的膨胀将形成指数型上升曲线.电子商务系统提供了一种商家与客户进行交流的新方式,但电子商务带来的冲击是革命性的,对传统企业提出了严峻的挑战:要求企业管理者以全新的思维来看待未来的客户、未来的竞争对手、未来的技术工具,仅仅把现有的商业流程实现数据处理自动化并不意味着可以在"新经济"时代取得成功.电子商务要求的是与之相匹配的管理思维的更新和革命.这对已经建立起一定规模的传统企业来说并非易事.企业要成功地实行电子商务,一定要建立一个高效的信息收集系统.通过网站的设计.建立一个良好动态数据库,并对信息进行加工处理,进而了解市场的需求动向及企业自身的经营情况,企业的产品在网上受欢迎的程度等.同时能与 ERP、BPR、SCM和CRM系统进行整合,进而优化自身的资源配置,最大地降低成本,提高经营效益.电子商务的建设还要重基础.如今,由于技术的进步,企业经营数据信息的收集越来越细,处理方式已经由以往的静态处理变为动态处理,信息的集成、整合更加趋于实时化.一个计算机管理系统可以对企业的操作层、管理层和决策层三个层面提供全方位的支持.然而在现实当中,国内的不少企业经营者却没能将企业业务流程中所产生的商业数据,通过信息系统整合成为管理信息.目前国内商业企业信息管理的计算机应用,很大程度上仍停留在基本数据的收集层面,只能对操作层提供有限支持,企业经营数据的处理没有上升到信息层面,从而无法为管理层和决策层提供决策依据.出现这种状况的主要原因,是我们的商业管理人员缺乏数据的整合意识,无法将信息系统采集到的商品数据,通过计算机重新进行整理、组合.面对浩如烟海的基础数据,得不出相应的经营结论.这种层次的计算机应用,只会给企业平添管理成本.因此,企业经营者必须从一开始就明确"基础数据"与"管理信息"的不同,只有这样才会去有意识地完善企业的计算机信息管理系统.
4.4有效应用商业智能软件
商业智能软件已经开始引领起一场新的信息化变革,为商业企业运营管理注入新的活力,而商业智能软件本身也成为最有力的数据挖掘、信息分析整理、辅助决策、数据管理等的综合性工具.现阶段许多商业企业已经应用商业智能技术,但目前运用不成熟,进一步促进商业智能技术的应用与推广,促进商业智能市场的健康发展,完善商业智能标准化建立,将有利于商业企业信息化的发展.商业企业信息化建设是通过科学管理模式、现代信息技术管理工具,来提高商业企业的竞争力.商业信息化的完善,为商业企业发展带来巨大的契机.随着国外商业企业的进入,国内商业行业竞争压力加剧,推行商业信息化变得尤为重要.因此,积极通过网络技术、电子商务技术加快商业信息化建设,推动企业管理及经营模式变革,才能赢得竞争优势.
4.5信息管理系统在现代物流企业中的作用
由于信息技术和计算机网络技术的飞速发展,计算机信息管理系统运用于物流管理,从而引发物流业在我国的迅速发展,并成为国民经济发展的重要推动力.现代物流业已从为社会提供传统运输服务,扩展到以现代科技、管理和信息技术为支撑的综合物流服务.现代物流是生产营销的重要支持系统,是提升企业竞争力的有效途径,计算机网络收集、发布信息,更重要的是通过计算机系统对信息进行分析、判断最后决策,并控制现实物流运行.充分运用计算机信息管理系统降低物流成本,适应现代社会对物流高速、安全、可靠,特别是低费用的需求,这也是未来物流的主要发展方向.现代物流企业的现状是近20年以来, 由于信息技术和计算机网络技术的飞速发展,中国物流业也同国民经济一样有了较大发展.
现代物流企业存在的问题是
①我国企业在物流方面的信息化、集成化管理与计算机信息管理系统水平普遍较低.基础设施能力不足,技术装备落后.交通运输能力仍不能满足运输需求,主要运输通道供需矛盾依然突出.
②物流管理、服务水平低.由于条块分割、部门分割,缺乏统一规划、重复建设,加上市场发育滞后,全国物流企业大多数处于小、多、散、弱的状况,没有形成有效的社会服务网络.
③物流人才和信息化是实现物流现代化的根本条件.物流行业人才培训和物流管理亟待加强.
④相关领导对物流对于国民经济的重要性认识不足,
通过计算机信息管理系统的运用,高效率的配送将降低物流成本.运用计算机信息管理系统合理安排配车计划,选择最佳的运送手段和途径,从而降低配送成本.计算机管理系统,进行物流信息收集的数据库化和代码化、物流信息传递的标准化和实时化、物流信息存储的数字化等.因此,条码技术、数据库技术、电子定货系统、电子数据交换等先进计算机信息管理系统将在我国的物流业中得到普遍的应用,从而缩短物流时间,降低物流成本.如:计算机系统提供的正确、及时的采购、销售信息,提供适时、适量、适价的采购、销售信息,及时了解供应商和销售商的绩效,帮助物流管理者制定科学的策略和行之有效的方案.
借助计算机信息管理系统进行最优控制,降低物流成本.在传统的手工管理模式下,企业的成本控制受诸多因素的影响,往往不易也不可能实现各个环节的最优控制.企业采用计算机信息管理系统一方面可使各种物流作业或业务处理能准确,迅速的进行;另一方面通过信息系统的数据汇总,进行预测分析,可控制物流成本.例如,将全世界的电脑资源都利用起来,采取外包的形式将一台电脑的所有零部件、元器件、芯片外包给世界各地的制造商去生产,然后通过全球的物流网络将这些零部件、元器
件和芯片发往同一个物流配送中心进行组装,再由该物流配送中心将组装好的电脑迅速发给订户.另外与下游顾客之间的联系也要通过计算机信息管理系统,比如物流配送中心向供应商提出定单这个过程,就可使用计算机,借助计算机信息管理系统来实现数据交换技术,物流配送中心通过计算机信息管理系统收集下游客户的定货也可以自动完成.
物流管理智能化.这是物流自动化、信息化的一种高层次应用,物流作业过程大量的运筹和决策,如生产、库存水平的确定,运输工具、路径的选择,自动导向车的运行轨迹和作业控制,自动分拣机的运行,物流配送中心经营管理的决策支持等问题都需要借助于计算机信息管理系统才能解决.在物流自动化的进程中,物流智能化是不可回避的技术难题.任何一种物流设备都必须接受物流系统计算机的管理控制,接受计算机发出的指令,完成其规定的动作,反馈动作执行的情况或当前所处的状况. 智能程度较高的物流设备具有一定的自主性,能更好地识别路径和环境,本身带有一定的数据处理功能.专家系统、机器人等相关技术在国际上已经有比较成熟的研究成果,这为降低物流费用创造条件.计算机信息管理系统进行物流管理能从根本上解决传统物流存在的成本过高、时间过长、不易掌握物流车辆的具体方位等问题,不断简化物流操作流程,努力降低物流成本,切实提高经济效益和工作效率,为企业的更好发展注入生机与活力.
结束语
随着信息技术的不断进步,计算机在企业管理中的作用正逐步被人们所认识.实时的数据采集和网状的信息传递结构,彻底改变了数据的生成方式和以往的线性传递模式,从而大大提高了企业管理信息的效能.信息使用效率的提高,则可以大大缩短决策时间,加快企业对于环境变化的反应速度.因此,未来企业的竞争实力将不取决于企业的规模,而取决于企业的数据传递速度和信息的整合能力.可以说,未来商战的制高点是信息管理.无论你是大型商场,还是连锁经营,不建立一套完备的信息管理系统,就无法与具有强大信息处理能力的竞争对手相抗衡.
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