1. 如果写信人和收件人的关系很亲近，可以直接称呼“Hi Kate”。
2. 如果收件人和写信人认识，但关系不是很亲密，可能是同事关系或者普通朋友。那么邮件会比较正式，一般不用“Hi”来称呼，可以说 “Dear Sue”，也可以说“Hello John”。在邮件中用“Hello”称呼对方比”Hi”略正式些，不过比起用”Dear”，还是来得亲近些。
3. 如果是非常正式的工作邮件，和收件方也不熟悉，那称呼还需要再严谨些，一般用姓氏或全名来称呼对方，例如“Dear Mr. Ford”，”Dear John Smith”等。这样看上去既尊敬对方，又很有礼貌。如果是发给老师、教授的邮件，比如导师套磁信、论文求教信件等，也需要正式些，一般用职称+姓氏称呼对方，例如“Dear Dr. Bond”。
4. 如果不知道收件人的具体姓名，比如写信对象是客服信箱，可以使用”Hi there”，想要正式些也可以用 “To whom it may concern” 或者 “Dear Sir/Madam”。
5.如果收件人很多，像是公司的群发邮件，可以用“Hello Everyone”。
注意
在写称呼时不要拼错收件人的姓名，也不要用昵称来称呼对方，这样收件人往往觉得你为人轻率，会对你产生不好的印象。同时，尽量不要用Hey (Name)!来称呼收件人，过于兴奋的语气不适合在邮件中出现。
Dear时英文邮件开头很常见的一种称呼语，虽然用Dear会让人觉得有些沉闷、古板，但是正式邮件中大家往往还是会使用Dear，特别是写正式商务信件和称呼受人尊敬的人的时候。
在求职信中，Dear后要接收信人的尊称和姓氏，在不确定收信人性别时，可以直接称呼全名，而且要使用冒号，不是逗号。称呼女士时，用“Ms.” 代替“Mrs.”会更加合适，尽量避免暗示女士婚姻状况的称呼。
如：Dear Ms. Roberts:
开头格式
正式开始写英文邮件时，第一行就是收件人称呼。根据收件人的信息拟好称呼后，记得跟逗号。有时特别正式的情况，称呼后会跟冒号，不过大多数情况下，跟逗号就足够了。
接下来换行，直接写明自己写邮件的原因，可以简短地自我介绍，有助于收件人了解自己、理解写信目的。
结尾用语
英文邮件快结尾时先可以使用以下的一些结束语，表示自己的友好并期待收件人的回复。这些收尾内容需要单独成行。
I'm looking forward to hearing from you soon.
I look forward to receiving your reply.
I look forward to a successful working relationship in the future.
