如何提高知识型员工的生产率

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德鲁克在其近作《21世纪的管理挑战》(Management Challenges for the 21th Century)中指出:20世纪中管理的最重要、最独特的贡献,就是在制造业里将体力工作者的生产率提高了50倍之多。

21世纪,“管理”所能做的与此同样重要的贡献,就是必须增加知识工作和知识型员工的生产率。”

如何提高知识型员工的生产率,将这一挑战转化为机会呢?管理大师也一筹莫展,难道这个问题要成为21世纪的哥德巴赫猜想。

管理大师的思想失灵了吗?

1776年,亚当·斯密发表了西方经济学的奠基之作《国富论》。《国富论》的前三章,都是在讨论“劳动分工”问题,分析劳动分工是如何提高工作效率的。其中有一个令人印象深刻的例子:制针工作被分解18种操作,分由18个专门工人担任,结果制针工人的生产率被提高了上千倍。

后来斯密发现是劳动分工推动了劳动生产率和经济的发展,这种推动力量被称为“斯密动力”。这一发现,奠定了西方经济学和管理学的基础。

20世纪,以泰勒研究工人的劳动过程为起点,工人的劳动生产率提高了50倍。泰勒的方法,被称为“工作分析”或“科学管理”,其核心思想是分析工人的工作流程和活动,不断进行优化。20世纪90年代哈默等提出的“业务流程再造”与泰勒的思想几乎是一脉相承的,他们关注的都是“流程”――个人的工作流程或组织的工作流程。

至此,我们发现提高劳动生产率至少有两种方式可以使用:劳动分工和流程优化。这两个方法能否提高知识型员工的生产率呢?

乍看起来,面对知识型劳动者,斯密、泰勒、哈默等的思想和方法已经无能为力,提高知识型员工的生产率似乎需要另辟蹊径。究其原因,是这两种方法不能回答下面两个问题:

(1)根据劳动分工的思想,在企业中,将工作任务分到了不同岗位的个人,提高了整个组织的工作效率。而知识型员工的工作本来就是非常个人化的,还能否将其工作继续进行“劳动分工”?

(2)“工作流程”、“业务流程”的思想在于优化人与人之间、部门与部门之间的协作关系。知识型员工的工作过程是用大脑进行思考。人的思维流程,怎么设计、重组和优化?

从斯密和泰勒那里,我们显然已找不到答案。也许我们再大胆一点,从传统的劳动分工和流程优化思想再往前走一小步,一切便海阔天空了。这一小步就是角色分解。

从劳动分工到角色分解:为什么有这个必要?

劳动分工思想认为,为了完成一项复杂的任务,需要根据完成任务的流程和特点将大任务分解成小任务,由不同的人来完成,使人更加专业和专注,减少了不同劳动之间的转换时间,这样会提高组织的整体工作效率。我们可以看到,劳动分工是围绕工作的对象和内容――“劳动”展开的,关心的是对“劳动”的分解,分解到人为止。

而角色分解思想则是以工作的主体――“角色”展开的。角色是一个要完成特定任务的责任主体,每个角色负有相应的责任。角色来源于角色主体对人、对事的关系,角色要完成一定的任务,对人或对事负责。这个角色主体可能是人,还可能是一个具有特定目标、任务和责任的组织。

从角色分解思想的视角来看,制针作坊是一个大的角色,这个角色的任务就是制针。制针过程中不同环节的工人,是在完成不同的任务,也是在扮演不同的角色:抽铁线是抽铁线的角色、拉直者是拉直的角色。我们可以看到,“角色分解”概念是可以涵盖斯密的“劳动分工”思想的。

亚当斯密劳动分工思想将任务分解到个人为止,而角色的分解却不止于此。角色是可以不断细分的,是否细分的标准就是能否通过细分提高劳动的效率。我们从角色对应的事和人两个方面来看细分的必要性:

从对“事”的关系来看

知识型员工日常要完成不同的任务:思考、写作、打电话、开会……不同的任务重要性不同,所需的时间不同,需要投入的精力不同,任务与任务之间的相关性不同。而知识型员工日常的精力和思维随时间的分布也是不同的,这就需要将一段时间的任务进行分解和排序,安排合适的时间完成特定的任务。

如,从任务难度来看,有日常的例行事务,也有需要全身心投入进行思考的工作。这两种工作对知识型员工的思维方式和投入程度要求是不一样的。需要安排在不同的时间来完成。

再如,所涉及的知识领域不同,要求人的思维方式也要做相应的调整。比如,一个人可能做完一份商业计划书之后还要写一篇散文,这个过程中就需要进行一个思维方式的调整。

此外,知识型员工最重要的工作就是用自己的大脑进行思考。而从思维流程来看,人是按照一定的顺序从不同的角度来思考问题的,这个过程中思考的内容是不同的,思考的方式也会发生变化。比如,分析一个问题,如果简单分为“搜集信息、进行分析、阐述结论”等不同阶段,我们就可以发现在不同的阶段对思维方式的要求也是不同的。

这些思维方式、行为方式、工作方法上的差异如果不加以区分,必然会互相影响,降低知识型员工的工作效率。

从与“人”的关系来看

知识型员工在日常工作中要与不同的人打交道,也需要有不同的思考和行为模式。比如一个人在工作中面对客户和面对同事,作为上级和作为下级,对其思考和行为方式的要求显然是不一样的。一个人在公司是CEO,回到家再跟老婆摆着领导的架子,一般来说肯定会碰钉子。

因此,人与不同的人打交道,一定要意识到自己角色的不同,及时认知自己的角色。根据需要进行转换,改变自己的思维方式和行为方式,“扮演”好相应的角色。

通过角色意识来提高知识型员工的生产率

从角色角度分析,我们可以从6个方面来提高知识型员工的生产率:

1、角色认知

在所有的角度中,角色认知处于核心地位。根据责任主体的不同,有两种角色:组织角色和个人角色。

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