财务情况说明书是对企业一定会计期间内生产经营、资金周转、利润实现及分配等情况的综合性分析报告，是财务报告的重要组成部分。它既是阅读报表的前提条件，也是对会计报表内容的若干补充。
一、要明确编写财务情况说明书的要求
编写财务情况说明书一般要做到突出重点、兼顾一般；注重时效、观点明确、抓住关键；客观公正、真实可靠；报告清楚、文字简练。具体如下：
1．突出重点、兼顾一般：如对上级领导比较关心的问题和当前经济运行重点、热点、变动指标比较大的情况进行分析。
2．注重时效、观点明确、抓住关键：注重时效就要求及时将财务情况说明书编写出来，否则，时过境迁，分析报告就失去作用。为此，要在“快”字上下功夫，这就要求平时多积累信息，信息越多，写出材料就越好，不仅对数据进行搜集，还要对环境数据（非财务数据，国家宏观政策，财政部制定并出台的相关政策）也要进行搜集。在报告期结束前即把分析表所需的本期数、上期实际数填好，做好必要的调整指标及可比口径等准备工作；在报告期末与财务报表工作紧密配合，及时进行有关指标的分析。时效性对报告质量影响很大，若时效性不强，对决策意义不大，甚至出现负面影响。观点明确就是让人看出你写的当期经营情况到底怎么样，不能模棱两可，总之一句话知道你要讲什么。抓住关键就是要有主有次抓住问题，让人看出企业当期经营情况到底怎么样。
3．客观公正、真实可靠：客观就是既要肯定成绩，又要指出问题，既要报喜，又要报忧；真实就是说明情况和问题要实事求是，有一说一，有二说二，不夸大，不缩小，不隐瞒或歪曲事实真相，不搞假数据真分析。
4．报告清楚、文字简练：一篇文章要结构清楚，看的人也舒服，如果缺乏条理、缺乏逻辑你分析的再好也可能达不到效果，因此要做到文字简洁精炼，篇幅不宜冗长，不要贪多求全，要突出重点。
二、要制定财务情况说明书相对固定的编写格式
公司应根据实际情况编制财务情况说明书固定格式，因财务情况说明书是一份公文，其应有相对固定的格式，便于公司投资者、债权人和管理者的阅读与理解，更好地为他们提供信息。笔者认为，一份完整财务情况说明书应主要包括以下几方面：
1．企业生产经营的基本情况。企业主营业务范围和附属其他业务，纳入年度会计决算报表合并范围内企业从事业务的行业分布情况；未纳入合并的应明确说明原因；企业人员、职工数量和专业素质的情况；报表编报口径说明。本年度生产经营情况，包括主要产品的产量、主营业务量、销售量（出口额、进口额）及同比增减量，在所处行业中的地位，如按销售额排列的名次；经营环境变化对企业生产销售（经营）的影响；营业范围的调整情况；新产品、新技术、新工艺开发及投入情况。开发、在建项目的预期进度及工程竣工决算情况。经营中出现的问题与困难，以及需要披露的其他业务情况与事项等。
2．利润实现、分配及企业盈亏情况。主营业务收入的同比增减额及主要影响因素，包括销售量、销售价格、销售结构变动和新产品销售，以及影响销售量的滞销产品种类、库存数量等。成本费用变动的主要因素，包括原材料费用、能源费用、工资性支出、借款利率调整对利润增减的影响。其他业务收入、支出的增减变化，若其收入占主营业务收入10%（含10%）以上的，则应按类别披露有关数据。同比影响其他收益的主要事项，包括投资收益，特别是长期投资损失的金额及原因；补贴收入各款项来源、金额、以及扣除补贴收入的利润情况；影响营业外收支的主要事项、金额。利润分配情况利润表中的项目，如两个期间的数据变动幅度达30%（含30%）以上，且占报告期利润总额10%含10%）以上的，应明确说明。说明内容还包括：会计政策变更的原因及其对利润总额的影响数额，会计估计变更对利润总额的影响数额。
3．资金增减和周转情况。各项资产所占比重，应收账款、其他应收款、存货、长期投资等变化是否正常，增减原因；长期投资占所有者权益的比率及资产损失情况，包括待处理财产损益主要内容及其处理情况，按账龄分析三年以上的应收账款和其他应收款未收回原因及坏账处理办法，长期积压商品物资、不良长期投资等产生的原因及影响。流动负债与长期负债的比重，长期借款、短期借款、应付账款、其他应付款同比增加金额及原因；企业偿还债务的能力和财务风险状况；三年以上的应收账款和其他应付款金额、主要债权人及未付原因；逾期借款本金和未还利息情况。企业从事证券买卖、期货交易、房地产开发等业务占用资金和效益情况。资产、负债、所有者权益项目中，如两个期间的数据变动幅度达30%（含30%）以上，且占报告期资产总额5%（含5%）以上的，应明确说明原因。
三、通过运用合适的分析方法对会计报表相关数据进行分析
会计报表相关数据分析是以会计报表为依据，对企业偿债、营运和获利能力所做出的分析，可使报表使用者正确揭示各种会计数据之间存在的关系，能全面反映企业经营成绩和财务状况。让会计数据“说话”，其方法很多，主要有以下几种：
1．平衡分析法。利用“资产=负债+所有者权益”的平衡原理分析各账户间的关系及变化。
2．比较分析法，或叫对比分析法。如分析计划完成情况，用实际数同计划数进行比较，来检查分析计划的执行情况；如比历史水平，用本期实际数同上期或历史最好年份（或正常年份）的数据进行比较，看发展变化情况；又如比先进，用本企业数据指标同本行业中的先进企业进行比较，或用本企业的产品同国内外同类产品的数据指标进行比较，以便制订赶超目标等。
3．因素分析法，或称连环替代法。先确定计划与实际或本期与前期的差距诸因素，然后假定一个因素为可变，其余为不变，依法替换，以测定这些因素变动对数据指标的影响程度。
4．趋势分析法。将数据指标连续几年排列在一起进行比较，以测定本期财务状况的变化趋势。一般作成统计图表加以比较，也可采用比较表。
5．比率分析法。用同期会计报表中的相关数据进行比较，求出它们之间的比率。国家规定工业企业财务评价指标，就使用了这种方法。
通过采用二、三种分析方法，可以检查企业经营计划或目标的执行情况，评价经营业绩，并找出差距，查明原因，总结经验，提出改进措施，为下一步经营决策作出和制定经营方针目标提供依据。
四、要注重财务情况说明书的编写步骤
1．做好资料的收集、积累、整理等准备工作。这是提高工作效率和工作质量的保证，应从两方面着手：数据指标的收集和整理。如计划数、定额、预算、历史数据、同行业、同类产品等数据，若平时注重收集则分析时就可信手拈来。典型事例的调查。对企业重要经济活动、会议、事件要注意了解掌握，必要时到现场进行实地调查，记录在案，供编写说明书时采用。调查到的情况有时可以从会计报表的数据得到证实，会计报表上的数据又可以进一步扩大线索，进一步调查核实。使活情况与死数字结合起来，相互印证。使说明书既有数据又有实例，更具说服力。
2．要分工负责，协同作战。大型企业一般情况下组织结构较复杂，分工细致，因此，在编写财务情况说明说时不应该也不可能由一人来完成全部的编写工作，可以按照业务分工分头编写，并安排好进度，最后由一人汇总修改，以防止相互矛盾。为使说明书编写规范化，可规定一定程式，拟个提纲，列出大体框架，有些数据可列示表式留出空格，等到会计报表数据出来再填进表格内，这有利于分工编写，并能加速编写过程。
3．审查上报。财务部负责人应将财务情况说明书向总经理办公会议汇报，经讨论通过后才能报出。
五、在编写财务情况说明书中需要注意的一些问题
1．避免说套话、使用空洞的词藻，要开门见山。
2．避免数字的文字化，拉长篇幅。一些数据用表式列示，可以省略文字表述。
3．避免有情况无分析。财务情况说明书要通过分析让读者了解企业在报告期的财务状况和经营成果的总评价，还要知道哪些业务经营得好，哪些业务经营得不好等具体信息。不能只罗列现象，不分析问题，就数字论数字，搞数字游戏，例如有的指标基数低，计算出来的完成率或者增长率可能很大，有时翻几番、几十番，夸大成绩易使人误解，因此要进行分析，不能只看百分比。
4．不要把会计报表编制说明写进财务情况说明书。《企业财务会计报告条例》规定，对会计报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目所作的解释，属于会计报表附注。它是为便于会计报表使用者理解会计报表的内容而对会计报表的编制附加的说明，不应作为财务情况说明书的内容。
5．不要把财务情况说明书写成经济活动分析报告。在说明书中所表述的生产经营情况只能是概括的，过于详尽就成了经济活动分析。财务情况说明书主要是由财务部门编写，不仅供内部管理需要，而且要满足企业外部特别是投资者和债权人对本企业了解、考核、评价和监督的要求。
6．财务情况说明书是根据现成的数据资料经过加工整理编写的，应凭数据说话。不要把财务工作总结、工作报告、经验介绍、调查研究、问题探讨等写入财务情况说明书。
通过明确编写财务情况说明书的要求，并制定相对固定的写作格式，在编写财务情况说明书时采用较合适的分析方法与编写步骤，并在编写财务情况说明书时注意一些问题，一般就能编写出一份合格完整的财务情况说明书，以便更好地为公司投资者、债权人和管理者提供报表资料信息及决策依据。
