行政人事档案管理如何规范

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行政人事档案管理规范

1 新建单位人事档案管理不规范的种种表现

一些新建单位在人事档案管理工作中,由于监管不严,在交接、经办、管理和使用过程中存在诸多弊端,不仅影响了人事档案管理的严肃性,也给实际工作带来了许多不应有的麻烦,具体表现为:

1.1 交接手续不严肃。新建单位人员调入频繁、数量较多,如果人事管理部门工作人员档案管理意识及保密意识不强,极易出现他人代交档案,甚至调入人员本人递交档案或者档案未密封转递等现象,违背了人事档案管理的严肃性原则。

1.2 信息核实不认真。有些档案在转递过程中未严格按照档案管理的要求密封,特别对那些由本人递交上来的档案,有的超过了转递期限,有的材料不完整,有的甚至存在人为涂改迹象。如果对调入单位的人事工作人员不严格审查核实,势必影响档案的完整性和正确性。

1.3日常管理不规范。由于是新建单位,人事档案管理人员工作经验不足,方法不得当。有的甚至连最起码的保密意识都没有,譬如随意将看过、用过的人事档案放在办公桌上,不经领导批准、审查就将人事档案借给外单位查阅等等,这样极易造成失、泄密事件。

1.4 硬件设施不达标。有些新建单位未对人事档案管理工作给予足够重视,有的没有设立专门的档案库房,有的没有专职的管理人员,有的甚至连专用档案柜、除湿器、碎纸机等必要的设备都没有,人事档案与其他行政档案归在一起保存,库房钥匙不是由专人保管,而是人人随手可拿,没有丝毫的保密观念。

1.5管理人员政审不严格 人事档案管理人员没有经过严格政审即走上工作岗位,有的政治素质低,有的保密意识差,有的原则性不强,不该外传的机密外传,不该说的话乱说等等,有的甚至利用职务之便篡改、伪造自己的人事档案,弄虚作假,以权谋私。 2 加强新建单位人事档案管理的必要措施

人事档案管理是一项严肃的工作,一旦管理不善,发生失泄密事件,就会损害职工的切身利益,挫伤工作的积极性。规范新建单位人事档案管理工作,应从源头入手,抓好环节管理,主要应做好以下几方面的工作:

2.1 做好人员政审工作。这是一项源头性的工作。由于岗位的特殊性,必须选拔政治上过硬、思想上端正、原则性强、保密意识高、工作一丝不苟的同志从事人事档案管理工作。对那些思想素质低、保密意识差、不坚守工作原则的工作人员要坚决调离。

2.2 搞好人员业务培训。人事档案管理人员应为专职,对于一些合署办公的新建单位,也应指定专人负责此项工作。走上工作岗位之前,应进行认真的业务培训,强化保密意识,严肃工作纪律,端正工作态度,能够以娴熟的业务技能、良好的职业规范胜任此项工作。

2.3 配好相应的设施设备。新建单位应进行科学规划,在条件许可的情况下设立专用的人事档案管理库房,即使条件有限,也要设立专用的保密档案柜。配备除湿器、温湿度表、碎纸机等必要设备。

2.4 把好交接审核关。人事档案的交接,应严格按照档案管理的要求,由调出单位和调入单位的人事部门工作人员当面交接。档案在交接过程中要做到密封传递、专人经办。对人事档案中的相关信息,经办人员要认真核实,严格审查,发现疑点和偏差,要坚持原则,及时整改,确保档案信息的完整性和准确性。

2.5 抓好日常管理工作。对于人事档案的管理,任何环节都不能马虎。库房禁止非工作人员出入,档案柜要专柜专用,随时上锁。查阅人事档案,如为外单位发展党员政审等需要,需出具单位证明信;如本单位工作需要,需分管领导批准。除非特殊情况,禁止将人事档案带出库房,应就地查阅。查阅人事档案应需要什么内容,查阅什么内容,不得人为扩大查阅范围,更不能将整本人事档案全部查阅。查阅时,人事档案管理人员应在场监督。职工的任免通知书、在职教育证书、入党材料、年度考核表等随机性材料应及时收集,立即归档。在整理人事档案时,不得违反工作纪律,请非人事档案管理人员插手,不能将人事档案带出库房整理。为了避嫌,人事档案负责人的档案应交上级主管部门统一管理,单位负责人的人事档案应按相关规定送交有关部门管理。对于因工作责任心不强、保密意识差发生失、泄密事件,给单位工作造成损失的,对档案管理人员要严肃处理,对利用职务之便弄虚作假的要加倍处罚。

人事档案管理工作看似简单,实则责任重大。特别是新建单位,更应从源头抓起,规范管理。只有这样,才能堵塞漏洞,避免偏差,才能更好地服务于职工,方便于工作。

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